Minder administratie dankzij speech-to-report

Verslagen schrijven na een vergadering kost meestal meer tijd dan nodig, botst op taalbarrières en levert resultaten op die sterk in kwaliteit verschillen. Speech-to-report AI lost dat op: medewerkers praten gewoon zoals ze dat altijd doen, de AI structureert dat automatisch tot een verslag volgens een vast sjabloon, en de medewerker houdt altijd het laatste woord. De AI voegt niets toe, veronderstelt niets en beslist niets.

Het resultaat: minder tijd verloren aan manueel rapporteren, de verslagen zijn consistenter, er is een betere vastlegging van gemaakte afspraken, en meer ruimte voor het menselijke, inhoudelijke deel van de job. En dat alles kan volledig privacy-first worden opgezet.

Twee steden tonen nu al hoe het in de praktijk werkt: in de Stad Mechelen gebeurt het privacyvriendelijk na afloop van het gesprek, terwijl het in de Stad Brugge rechtstreeks in het gesprek zelf is ingebouwd. Bij Stad Antwerpen loopt de implementatie momenteel.

Ontdek hier waar de tool al in gebruik werd genomen:

Voor wie is deze sessie?

Deze sessie is bedoeld voor iedereen die regelmatig verslagen moet schrijven. We tonen hoe de oplossing vandaag al draait bij de sociale dienst van OCMW's, en hoe ze evengoed relevant is voor tal van andere diensten, als inspiratie voor elke afdeling waar rapportering deel uitmaakt van de job. We tonen hoe de oplossing vandaag al draait bij verschillende OCMW's, als inspiratie voor elke afdeling waar rapportering deel uitmaakt van de job:

- Sociale dienst en OCMW-medewerkers
- Politie, voor processen-verbaal en vaststellingen
- Technische dienst: de medewerker beschrijft een defect ter plaatse (bv. een verzakt voetpad) en krijgt meteen een gestandaardiseerde defectmelding of werkorder met locatie, type defect en urgentie.- Technische dienst en openbare werken, voor werkverslagen en defectmeldingen
- Mobiliteit en openbare werken: na een terreinobservatie (bv. een gevaarlijk kruispunt) dicteert de medewerker zijn vaststellingen. Dat wordt een observatieverslag dat bruikbaar is als nota of onderbouwing voor het college.
- Milieudienst: inspecteurs spreken hun observaties in (geurhinder, sluikstort, waterverontreiniging). Daaruit volgt een inspectieverslag met alle verplichte velden, locatie, vaststellingen en vervolgacties.
- Burgerzaken: bij een baliegesprek met opvolging (ontbrekende documenten, doorverwijzing) maakt de medewerker via een korte dictatie duidelijke opvolgnotities voor de collega die het dossier verder behandelt.
- Woonloket: na een huisbezoek rond woningkwaliteit of renovatie wordt de ingesproken bevinding een gestructureerd adviesrapport voor de bewoner en het interne dossier.
- Diensthoofden, teamleads en beleidsmedewerkers
- Gemeenteraad en colleges: de zitting wordt opgenomen (of de livestream-audio hergebruikt) en omgezet in een verslag met de besluiten, de actiepunten en de to-do's per verantwoordelijke.

Over de spreker

Maxime De Leyn werkte als AI-strateeg bij Raccoons, waar hij organisaties hielp om AI-use cases te ontdekken, prioriteren en analyseren. Vandaag werkt hij in AI-sales bij Cronos/OECO. Hij combineert die praktijkervaring met een stevige basis in cybersecurity en AI-governance, opgebouwd bij Deloitte en BNP Paribas Fortis.